Lançar Notas no Movimento de Estoque - Shop | erp4me.shop

Este guia orienta o lançamento de notas no Shop, tanto de forma manual quanto por Chave de acesso, no módulo de Movimento de Estoque. Antes de iniciar, consulte o Detalhamento de Campos para entender os principais dados exigidos em cada etapa.

Antes de começar

Confirme se o usuário possui permissões para acessar a aba Estoque, incluir movimentos e gravar documentos fiscais.
Verifique se os cadastros básicos estão atualizados: Operação, Série, Cliente, Fornecedor, Vendedor, Transportadora, produtos e prazos de pagamento.
Garanta que as configurações fiscais, de estoque, de custo/rateio e integração com SEFAZ estejam revisadas.
Tenha em mãos a Chave de acesso da NF-e quando o lançamento for realizado por importação.

Para mais detalhes sobre o gerenciador de documentos do Shop, consulte Movimento de Estoque do Shop.

Lançamento Manual

Na tela principal do Shop, clique na aba Estoque.
Clique em Nota Fiscal Eletrônica.
Clique em Nova NF-e para abrir a tela Inclusão de Movimento.

Dados Principais

📸 Tela Inclusão de Movimento na aba Dados Principais, com os campos de identificação do documento em evidência.

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Preencha as informações básicas do documento: Operação, Série, Modelo, Nr. Documento, Cliente, Fornecedor e Vendedor.
Conforme o tipo de documento, Entrada, Saída, Compra ou Venda, informe Cliente ou Fornecedor.
Se o cliente estiver vinculado a um Convênio, confirme se ele será utilizado no documento.
Quando necessário, cadastre ou altere o cadastro do Cliente ou Fornecedor vinculado ao documento.
Localize o Modelo gravado no cadastro de modelos fiscais e selecione o modelo adequado, como 01, 02 - NFC-e, 55 - NF-e ou 66 - NF3-e.
Localize a Série no Cadastro de série para NF-e e, se necessário, marque-a como padrão para lançamentos futuros.
Consulte o cadastro da Operação informada quando precisar validar regras fiscais ou operacionais.
Confira o campo Nr. Documento. O sistema informa o número sequencial, mas, se ele for alterado, a nova sequência será sugerida na próxima inclusão.

Ao informar a Operação, a Assistente Virtual Alterdata (AVA) apresenta os impostos considerados no cálculo do documento.

Se o emitente for pessoa física (CPF), a série do modelo 55 deve estar no intervalo 910 a 969. Essa validação evita a rejeição 495 - CPF do Emitente com Série incompatível.
Em caso de rejeição por duplicidade, o sistema pode sugerir o avanço do sequencial da NF-e. Ao gerar a nova NF-e, as informações da nota rejeitada, da nova nota e do usuário serão registradas na Auditoria do Sistema Shop.

Itens

📸 Botões Incluir Item, Incluir Itens de Grade, Editar Item e Remover Item na tela de inclusão do documento.

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Escolha a forma de inclusão dos itens do documento.
Para inclusão individual, clique em Incluir Item, preencha a tela Item de Movimento, clique em Gravar e feche a tela quando todos os itens forem incluídos.
Para incluir itens de variação, clique em Incluir Itens de Grade, selecione o produto na Localização de produto master da grade e pressione F10 ou clique em Selecionar.
Na tela Informe a quantidade nos itens da grade, informe a Quantidade total a distribuir. O quadro à direita indica o que falta distribuir ou o que foi distribuído a mais.
Se desejar aplicar preço diferenciado, marque Utilizar o seguinte valor unitário para todos os itens e informe o valor. Se o valor não for informado, será aplicado o preço do cadastro do produto.
Quando necessário, selecione um produto na tabela e clique em Editar produto.
Pressione F10 ou clique em Confirmar para concluir a inclusão.
Use Editar Item para alterar dados do lançamento e Remover Item para excluir itens do documento.
Se não quiser exibir os itens na ordem de inclusão, desabilite a opção Exibir itens em ordem de inclusão.

Ao remover um item, confirme a exclusão somente após validar o documento, evitando exclusões acidentais.

Dados Adicionais

📸 Aba Dados Adicionais com os campos de situação, transporte e observações do documento.

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Informe o Código Externo.
Informe a Situação do documento, como 00 - Regular, 01 - Regular Extemporâneo, 02 - Cancelado, 03 - Cancelado Extemporâneo, 04 - NF-e Denegada, 05 - NF-e Numeração Inutilizada, 06 - Fiscal Complementar, 07 - Fiscal Complementar Extemporâneo ou 08 - Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica.
Habilite Emissão própria quando a emissão for feita pela própria empresa. Em notas de saída, essa opção é marcada automaticamente pelo sistema.
Informe a Transportadora, a Placa do veículo e a modalidade em Frete por Conta.
Inclua a Observação e o Complemento da Observação quando necessário.

A situação 00 - Regular é atribuída por padrão a cada novo documento cadastrado. Situações como cancelamento, denegação, inutilização e escrituração extemporânea devem seguir as regras fiscais vigentes.

Impostos / Outros Valores

📸 Aba Impostos / Outros Valores com os totais de impostos e demais valores do documento.

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Nesta etapa, visualize os Impostos de Produtos, Impostos de Serviços e Demais valores do documento. Caso altere o valor da Substituição Tributária, o sistema rateia o valor entre os itens de substituição conforme a regra configurada no Configurador do Shop, em Produtos / Custo/Rateio/Outros / Frete/Seguro/Outras Despesas.

Alterações nos valores fiscais podem impactar a emissão do arquivo para o Sintegra e a integração com o Escrita Fiscal.

Declaração de Importação

📸 Aba Declaração de Importação habilitada para documento de importação.

Se o documento for uma nota de importação, vinculada a pessoa com UF no exterior, a aba Declaração de Importação será habilitada. Informe os dados de Número DI/DSI/DA, Data de Registro, Desembaraço Aduaneiro, Forma de Importação, Intermediação, Dados Encomendante/Adquirente, Via de Transporte e Adicional ao Frete Marinha Mercante, quando aplicável.

Na importação de NF-e do exterior, o PIS / COFINS será considerado no custo do produto. A configuração Soma PIS/COFINS ao total da Nota e inclui em Outros na composição de preço, existente na Operação de importação, será aplicada mesmo que a empresa não apure PIS/COFINS.

Para que o recurso funcione corretamente, marque a opção Zerar outros custos referentes aos impostos de importação quando estes não forem informados no documento de compra ou o documento não for de importação em Custo / Rateios / Outros, nas Opções do sistema.

É possível gravar uma devolução de venda do exterior sem obrigatoriedade de informar os dados da aba Declaração de Importação quando a mercadoria não tiver saído da loja e o prazo de cancelamento da NF-e estiver esgotado.

Gravação e Pagamento

📸 Etapa de Gravação e Pagamento do movimento.

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Clique em Gravar.
Informe a forma de pagamento. É possível utilizar Forma de Pagamento Ticket/Pix sem integração bancária no Movimento de Estoque.
Pressione F10 ou clique em Gravar.
Se utilizar Cash (Livro Caixa), informe a conta, o valor do pagamento a ser depositado e confirme.

Após gravar o documento e concluir a forma de pagamento, o lançamento manual ficará registrado no Movimento de Estoque.

📋 Expandir detalhamento de campos do lançamento manual

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Operação	Inclusão de Movimento > Dados Principais	Define a natureza fiscal e operacional do documento e aciona as regras da AVA.
Série	Dados Principais > Cadastro de série para NF-e	Identifica a série fiscal do documento e pode ser definida como padrão.
Modelo	Dados Principais > cadastro de modelos fiscais	Determina o tipo de documento fiscal, como 01, 02, 55 ou 66.
Nr. Documento	Dados Principais	Controla a numeração sequencial do documento.
Cliente	Dados Principais	Identifica o destinatário em operações de saída ou venda.
Fornecedor	Dados Principais	Identifica o participante em operações de entrada ou compra.
Vendedor	Dados Principais	Vincula o responsável comercial ao documento.
Convênio	Dados Principais, ao selecionar cliente vinculado	Permite confirmar ou não a utilização do convênio do cliente.
Incluir Item	Área de itens da Inclusão de Movimento	Inclui itens individualmente no documento.
Incluir Itens de Grade	Área de itens da Inclusão de Movimento	Inclui produtos com variações por meio de seleção em tabela.
Quantidade total a distribuir	Tela Informe a quantidade nos itens da grade	Distribui quantidades entre os itens selecionados.
Utilizar o seguinte valor unitário para todos os itens	Tela Informe a quantidade nos itens da grade	Aplica preço unitário diferenciado aos itens da seleção.
Editar produto	Tela Informe a quantidade nos itens da grade	Permite alterar o produto selecionado na tabela.
Editar Item	Área de itens	Altera os dados de um item já lançado.
Remover Item	Área de itens	Exclui o item selecionado do documento.
Exibir itens em ordem de inclusão	Área de itens	Controla a ordenação de exibição dos itens.
Código Externo	Dados Adicionais	Registra um identificador externo para controle do documento.
Situação	Dados Adicionais	Define o status fiscal do documento.
Emissão própria	Dados Adicionais	Indica que o documento foi emitido pela própria empresa.
Transportadora	Dados Adicionais	Identifica a empresa responsável pela entrega.
Placa do veículo	Dados Adicionais	Registra o veículo utilizado no transporte.
Frete por Conta	Dados Adicionais	Define a modalidade de responsabilidade pelo frete.
Observação	Dados Adicionais	Inclui informações complementares no documento.
Complemento da Observação	Dados Adicionais	Complementa as observações do documento.
Impostos de Produtos	Impostos / Outros Valores	Apresenta os impostos calculados sobre produtos.
Impostos de Serviços	Impostos / Outros Valores	Apresenta os impostos calculados sobre serviços.
Demais valores do documento	Impostos / Outros Valores	Reúne valores adicionais do documento.
Substituição Tributária	Impostos / Outros Valores	Permite ajustar valor que será rateado entre itens sujeitos à substituição.
Número DI/DSI/DA	Declaração de Importação	Identifica a DI, DSI ou o Desembaraço Aduaneiro.
Data de Registro	Declaração de Importação	Registra a data informada pelo importador no Siscomex.
Desembaraço Aduaneiro	Declaração de Importação	Registra data, UF e local do desembaraço.
Forma de Importação	Declaração de Importação	Define a forma usada na importação.
Intermediação	Declaração de Importação > Forma de Importação	Informa o tipo de intermediação de importação.
Dados Encomendante/Adquirente	Declaração de Importação > Forma de Importação	Registra CNPJ e UF quando a importação for por conta e ordem ou por encomenda.
Via de Transporte	Declaração de Importação > Transporte Internacional	Informa a via de transporte, como marítima, fluvial ou aérea.
Adicional ao Frete Marinha Mercante	Declaração de Importação > Transporte Internacional	Registra o valor adicional ao frete quando a via for marítima.
Forma de Pagamento	Após clicar em Gravar	Define como o documento será pago, incluindo Ticket/Pix.
Conta e valor do pagamento	Cash (Livro Caixa)	Registra conta e valor a depositar quando a empresa utiliza o Cash.

Lançamento via Importação XML

📸 Aba Nota Fiscal Eletrônica com a opção Importar NFe / Improtar NF-e por XML.

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Na tela principal do Shop, clique na aba Estoque.
Clique em Nota Fiscal Eletrônica.
Clique em Importar NFe / Importar NF-e por XML para localizar o arquivo XML, selecioná-lo e clicar em Abrir.
Escolha a Operação na tela Pesquisa de operação para importação da NFe.

Ao informar a Operação, a AVA exibe os impostos considerados no cálculo do documento.

📸 Tela Importação de NF-e com os itens cadastrados/vinculados.

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Na tela Importação de NF-e, após Cadastrar/Vincular os itens, consulte as atribuições fiscais na aba Alteração de Impostos.
1. Selecione o item desejado da nota.
2. Altere os impostos do item quando necessário.
3. Se aplicável, ajuste valores de Diferencial de ICMS, diferimento e desoneração do ICMS.
4. Informe o valor de Conhecimento de Transporte apenas quando for cobrado em nota separada.
5. Opcionalmente, simule o preço de venda do produto importado.
6. Esta seção inclui as abas: ICS/ST, PIS/COFINS e Outros Impostos (dados de importação).
  Clique em Validade do produto (F11) para informar datas de fabricação, validade, número do lote e observações pertinentes ao produto.
  Clique em Simulação de preço (F10) para testar preços de venda do item. Se a operação estiver configurada para atualizar o custo, um custo alterado na simulação será substituído pelo valor do documento ao gravar.
7. Clique em Gravar.

O preenchimento da data de fabricação não é obrigatório ao incluir o controle de validade pela importação da NF-e.

O campo Conhecimento de Transporte deve ser usado somente quando o conhecimento for cobrado em nota separada. Ao informá-lo, o campo Código e descrição do prazo de pagamento do conhecimento de transporte será habilitado na aba Duplicatas.

Clique na aba Duplicatas para visualizar ou informar os dados de pagamento.
1. Informe o prazo de pagamento.
2. Se necessário, cadastre o prazo. Para mais detalhes, consulte Prazos.
3. Opcionalmente, vincule títulos já cadastrados ao documento clicando em Buscar títulos já cadastrados e depois em Selecionar ou pressionando Enter.
4. Informe o prazo de pagamento do conhecimento de transporte quando o valor de Conhecimento de Transporte tiver sido preenchido.
5. Para baixar pedidos de compra, clique em Baixar Pedidos de Compras, selecione as inconsistências a atualizar e clique em Selecionar.
6. Na tela Conciliação de Pedido de Compras, confira o status da conciliação, a NF-e e demais informações e clique em Confirmar.

Quando a operação estiver configurada para Exigir a informação do prazo no Movimento de Estoque, a opção Não importar duplicatas da SEFAZ será marcada para exigir a informação do prazo.

A data da baixa da duplicata será registrada na Auditoria do Sistema, na descrição Importação NFe.

Se houver divergências entre o NCM da nota importada e o cadastro do item, o sistema exibirá um aviso na tela de seleção. Use Marcar Todos, Desmarcar Todos ou Inverter Seleção conforme a atualização desejada.

Clique em Próximo.

Confirmação e Gravação

📸 Tela final de Importação de NF-e com o botão Confirmar em destaque.

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Na tela Importação de NF-e, clique em Confirmar.
Ao retornar para a tela de Inclusão de movimento, clique em Gravar.

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📸 Documento salvo após a confirmação da Importação de NF-e.

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Na Importação de NF-e, se algum produto estiver sem unidade de compra no Cadastro de Produtos, o sistema perguntará se deseja atualizar o item com a unidade presente na nota ao gravar a importação.

Após confirmar a importação e gravar o documento, a nota lançada por Chave de acesso ficará registrada no Movimento de Estoque.

📋 Expandir detalhamento de campos do lançamento via chave de acesso

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Operação de compra	Inclusão de Movimento > Dados Principais	Define as regras fiscais e operacionais da importação.
Modelo	Dados Principais	Identifica o modelo fiscal do documento importado.
Chave de acesso	Dados Principais	Permite localizar e importar os dados da NF-e.
Método de importação	Tela de importação acionada pela chave	Define como a nota será importada para o Shop.
Fornecedor	Importação de NF-e	Vincula ou cadastra o fornecedor da nota.
Transportadora	Importação de NF-e	Vincula ou cadastra a transportadora da nota.
Itens da nota	Importação de NF-e	Permite vincular, cadastrar ou distribuir os produtos importados.
Alteração de Impostos	Importação de NF-e > aba Alteração de Impostos	Permite revisar e alterar impostos do item.
Diferencial de ICMS	Aba Alteração de Impostos	Registra ajustes de diferimento e desoneração do ICMS.
Conhecimento de Transporte	Aba Alteração de Impostos	Informa valor de documento de transporte cobrado em nota separada.
Preço de venda do produto	Recurso de simulação na importação	Permite simular o preço de venda do produto importado.
Validade do Produto	Importação de NF-e > link Validade do Produto ou tecla F11	Registra datas de fabricação e validade dos itens.
Duplicatas	Importação de NF-e > aba Duplicatas	Controla prazos, títulos e valores financeiros da nota.
Não importar duplicatas da SEFAZ	Aba Duplicatas	Impede a importação automática quando o prazo deve ser informado manualmente.
Prazo de pagamento	Aba Duplicatas	Define as condições de pagamento da nota.
Buscar títulos já cadastrados	Aba Duplicatas	Localiza títulos existentes para vínculo ao documento.
Código e descrição do prazo de pagamento do conhecimento de transporte	Aba Duplicatas	Define o prazo financeiro do conhecimento de transporte quando informado separadamente.
Baixar Pedidos de Compras	Aba Duplicatas	Baixa pedidos de compra durante a importação da NF-e.
Marcar Todos	Tela de seleção de inconsistências	Marca todas as inconsistências para atualização.
Desmarcar Todos	Tela de seleção de inconsistências	Remove a marcação das inconsistências que não serão atualizadas.
Inverter Seleção	Tela de seleção de inconsistências	Inverte os itens marcados e desmarcados.
Conciliação de Pedido de Compras	Após clicar em Selecionar	Exibe status da conciliação, NF-e e demais informações antes da confirmação.
Exibir itens em ordem de inclusão	Inclusão de Movimento	Controla a ordenação dos itens após a importação.
Natureza de lançamento	Tela Prazos de Pagamento	Define a classificação financeira do lançamento.

Importar NF-e por Certificado Digital ou NFStock

Configuração e Busca de Notas

Acesse a aba Estoque > Movimento de Estoque.
Na aba Nota Fiscal Eletrônica, clique em Importar NF-e / Importar NF-e por Certificado Digital ou NFStock.
Se a tela Configurar importação de NF-e for exibida:

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1. Selecione Certificado A1 ou Certificado A3.
2. Localize o Certificado Digital, informe a Senha do Certificado.
3. Marque Autorizo a utilização desse certificado para a importação das minhas notas na SEFAZ e clique em Vamos lá!.
Na tela Busca de NF-e, selecione a nota desejada. Se a nota não aparecer na listagem, informe a chave de acesso ou clique em Verificar novamente.

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Quando necessário, utilize os filtros Importadas e Incluir NFes ignoradas, consulte Certificado digital ou acesse o Log de importação. Caso utilize o serviço, clique em Sincronizar com NFStock para buscar notas recentes sem reabrir o sistema.
Após selecionar a NF-e, informe a operação de importação e siga com o vínculo de Fornecedor, Transportadora e produtos, conforme o padrão da importação por XML. Ao concluir a conferência, clique em Confirmar e depois em Gravar.

Certificado A1 e A3: no modelo A1, a baixa das notas é realizada silenciosamente na entrada do sistema e do Movimento de Estoque. No modelo A3, ao clicar em Importar NFe, o sistema pode questionar se deseja baixar as notas e, durante esse processo, o certificado ficará temporariamente indisponível para emissão de NF-e e NFC-e.

Utilize a importação por Certificado Digital ou NFStock para consultar notas emitidas contra o CNPJ da empresa diretamente pela SEFAZ. Essa conferência ajuda a identificar notas fraudulentas e evita a entrada de documentos já cancelados.

Com o NFStock, é possível sincronizar notas recentes pela tela Busca de NF-e, permitindo que o Gerente baixe novos documentos sem a necessidade de reabrir o sistema.

📋 Expandir detalhamento de campos — Certificado Digital e NFStock

Campo	Onde fica no sistema	Objetivo
Movimento de Estoque	Estoque > Movimento de Estoque	Acessar a rotina em que são feitas as importações e lançamentos de NF-e.
Importar NF-e por Certificado Digital ou NFStock	Movimento de Estoque > aba Nota Fiscal Eletrônica	Iniciar a busca e importação de notas via certificado digital ou serviço NFStock.
Configurar importação de NF-e	Após acionar a importação, quando necessário	Configurar o certificado e autorizar o uso para consulta de notas na SEFAZ.
Certificado A1	Tela Configurar importação de NF-e	Modelo que permite a baixa silenciosa das notas na entrada do sistema e do Movimento de Estoque.
Certificado A3	Tela Configurar importação de NF-e	Modelo que pode ficar temporariamente indisponível para emissão de NF-e e NFC-e durante a baixa das notas.
Certificado Digital	Tela Configurar importação de NF-e	Identificar o certificado usado para consultar as notas emitidas contra o CNPJ da empresa.
Senha do Certificado	Tela Configurar importação de NF-e	Autorizar o acesso ao certificado digital informado.
Autorizo a utilização desse certificado para a importação das minhas notas na SEFAZ	Tela Configurar importação de NF-e	Registrar a permissão para consulta e importação de notas fiscais na SEFAZ.
Vamos lá!	Tela Configurar importação de NF-e	Concluir a configuração e iniciar a rotina de busca de notas.
Busca de NF-e	Após configurar ou acionar a importação	Listar as notas emitidas para a empresa e permitir a seleção da NF-e a importar.
Verificar novamente	Tela Busca de NF-e	Atualizar a consulta quando a nota esperada não estiver na listagem.
Importadas	Filtros da tela Busca de NF-e	Exibir notas que já foram importadas.
Incluir NFes ignoradas	Filtros da tela Busca de NF-e	Incluir na consulta as notas marcadas como ignoradas.
Sincronizar com NFStock	Tela Busca de NF-e ou Pesquisa de NF-e	Buscar notas recentes no NFStock sem reabrir o sistema.
Certificado digital	Tela Busca de NF-e	Consultar o certificado configurado para a importação.
Log de importação	Tela Busca de NF-e	Consultar registros e ocorrências do processo de importação.
Operação	Tela Importação de NF-e	Definir as regras fiscais e operacionais aplicadas à nota importada.
Fornecedor	Tela Importação de NF-e	Cadastrar ou vincular o fornecedor identificado na nota.
Transportadora	Tela Importação de NF-e	Cadastrar ou vincular a transportadora informada na nota, quando houver.
Produtos	Tela Importação de NF-e	Cadastrar, vincular ou distribuir os itens da nota conforme o padrão da importação por XML.
Confirmar	Tela Importação de NF-e	Confirmar os dados importados e finalizar a etapa de importação.
Gravar	Tela final do movimento	Salvar o documento importado no Movimento de Estoque.

Atalhos e Avisos

Atalho	Onde usar	Ação
F10	Inclusão de itens e gravação	Seleciona, confirma ou grava conforme a tela ativa.
F11	Validade do Produto	Abre o controle de validade do item na importação da NF-e.
F3	Importação de NF-e	Confirma a importação.
F9	Consultas e rotinas auxiliares do Shop	Utilize conforme a dica exibida na tela para pesquisa ou ação complementar.

Aviso de ecossistema

As rotinas de lançamento de notas no Shop podem impactar estoque, financeiro, auditoria, obrigações fiscais, Sintegra, SPED, Escrita Fiscal, integrações com SEFAZ e cadastros compartilhados. Antes de gravar ou alterar documentos, valide as configurações do ecossistema e os cadastros envolvidos.