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Cadastrar NIS

A rotina Cadastro NIS permite gerar, em lote, o arquivo texto no leiaute oficial da CAIXA para cadastramento do NIS (Número de Inscrição Social) de trabalhadores que ainda não possuem número de PIS informado.

Caminho: Social > Folha de Pagamento > Manutenção de Arquivos Funcionais > Procedimentos Auxiliares > Cadastro NIS.

As rotinas Gerar e Analisar Retorno são análogas nos menus Cadastro NIS e Correção NIS, diferindo apenas no objetivo. Por isso, o passo a passo a seguir explica de modo unificado as rotinas de geração e as de correção. Não utilize a rotina de Cadastro NIS para corrigir dados de trabalhadores que já possuem PIS. Para retificação de informações existentes, utilize as opções de Correção NIS.

Gerar Arquivo

  1. Clique no botão [+] Adicionar e selecione a(s) Empresa(s) ou um Grupo de Empresas.

Quando o arquivo é gerado para uma única empresa e o envio é realizado diretamente por ela, utiliza-se a Estrutura Simplificada. Essa estrutura é composta por Header Geral, Registros Detalhe e Trailer Geral.

Quando houver grupos de empresas, dados segregados por filial ou envio realizado por escritório de contabilidade, utiliza-se a Estrutura Completa. Essa estrutura é composta por Header Geral, Header Parcial, Registros Detalhe, Trailer Parcial e Trailer Geral.

  1. Marque as empresas e os funcionários que deverão compor o arquivo. Ao selecionar uma empresa, todos os respectivos funcionários são selecionados automaticamente.

  2. Na seção Responsável, selecione Certificado Outorgado ou Empresa Certificado Próprio, conforme o tipo de certificado digital utilizado.

  3. Quando houver mais de uma empresa selecionada, informe a Empresa Responsável. O sistema habilita este campo apenas para geração em estrutura completa.

  4. Informe ou confirme o CPF do Responsável.

  5. Verifique o Diretório sugerido pelo sistema e altere-o, se necessário.

  6. Confirme o Nome do arquivo e clique em Gerar para criar o arquivo texto conforme o leiaute Padrão Empresa.

  7. Se o sistema apresentar aviso para empresa pessoa física sem CNPJ, selecione Sim para continuar a geração utilizando o CEI ou Não para retornar à tela de geração.

  8. Após o processamento, clique em Listagem para visualizar, imprimir ou exportar os dados processados.

  • Certificado Outorgado: pode ser utilizado independentemente da quantidade de empresas selecionadas. Quando esta opção for selecionada, a geração será tratada como Completa, exceto quando a empresa responsável for a mesma empresa gerada e houver apenas uma empresa selecionada; nesse caso, a geração respeita a estrutura Simplificada.

  • Empresa Certificado Próprio: só pode ser selecionada quando houver apenas uma empresa na tabela. Se mais de uma empresa estiver selecionada, a opção deve ficar desabilitada. Nesta modalidade, o arquivo é individual e a própria empresa é responsável pela entrega das informações.

  • Empresas pessoa física: quando a empresa ou empresa responsável for pessoa física e não possuir CNPJ, o sistema poderá utilizar o número do CEI no arquivo. O utilizador deve confirmar a continuidade, pois podem ocorrer problemas na entrega à CAIXA devido a limitações do leiaute.

Analisar Retorno

  1. Selecione a opção Analisar Retorno no menu correspondente.

  2. Informe ou selecione o arquivo de retorno disponibilizado pela Caixa Econômica Federal no diretório em que ele foi salvo.

  3. Clique em Analisar para processar o arquivo.

  4. Consulte a guia Inconsistências para verificar erros retornados pela CAIXA, com indicação do funcionário e dos campos que devem ser corrigidos.

  5. Consulte a guia NIS Gerados (caso esteja no menu Cadastro NIS) ou Dados Corrigidos (se estiver no menu Dados Corrigidos) para verificar as informações.

  6. Quando houver NIS gerados ou corrigidos, clique em Gravar NIS para atualizar automaticamente o número de PIS no Cadastro de Funcionários.

  7. Utilize a opção Listagem, quando necessário, para visualizar ou imprimir o relatório dos dados processados.

Atenção: não utilize a rotina de Cadastro NIS para corrigir dados de trabalhadores que já possuem PIS. Para retificação de informações existentes, utilize as opções de Correção NIS.