Atualizar a Ficha Financeira dos Funcionários | Prosoft

A rotina Atualização da Ficha Financeira / Encerramento de Mês é essencial para consolidar, na ficha financeira dos funcionários, os valores gerados nos recibos de pagamento. Esses valores são utilizados para emissão de relatórios, composição do histórico financeiro e atendimento de obrigações anuais, como arquivos e declarações legais.

O processo grava na ficha financeira os valores apurados em recibos Mensais, 13º Salário, Periódicos, Participação nos Lucros, Recibos Complementares, Rescisão Normal e Rescisão Complementar.

Caminho: Social > Folha de Pagamento > Processamentos > Processamentos de Recibos/Resumos > Atualização Ficha Financeira/Enc.de Mês.

Antes de Começar

Finalizar o processamento dos recibos da competência que será atualizada.
Conferir a parametrização da Tabela de Eventos > Ficha Financeira, indicando em qual coluna da ficha financeira cada evento deve ser acumulado.
Conferir a parametrização da Tabela de Eventos > Informe de Rendimentos, indicando o campo correto para acúmulo dos valores utilizados nas obrigações anuais.
Validar se novos eventos criados foram configurados corretamente.

Soma de Acumulados

Informe a Competência e defina a abrangência do processamento.
Selecione a Empresa ou o Grupo de Empresas que será processado.
Clique em Iniciar para executar a atualização da ficha financeira e o encerramento da competência.

Módulos Impactados

Durante a execução da Soma de Acumulados, a rotina atualiza informações relacionadas à ficha financeira e realiza controles complementares no sistema.

Dependentes: O sistema verifica se existem dependentes com mais de 14 anos e altera para Não a informação referente ao cálculo de salário-família no cadastro de dependentes.
Condição de funcionários: A rotina altera para 0 - Ativo a condição dos funcionários afastados por Auxílio Doença, Auxílio Seguro, Auxílio Maternidade ou Exército, quando houver retorno do afastamento na competência que está sendo encerrada.
GPS Acumulada: Quando existir valor de GPS Acumulada superior ao valor mínimo de recolhimento, o sistema entende que o valor foi recolhido na competência em processamento e apaga o acumulado para que ele não seja considerado indevidamente na GPS da competência seguinte.
Quantidade de fucnionários: A rotina atualiza a quantidade de funcionários no Cadastro de Empresas > Trabalhistas > Dados Básicos, mantendo as informações cadastrais compatíveis com a competência encerrada.
Empréstimos: No momento da soma de acumulados, o sistema verifica se há parcelas de empréstimos com vencimento na competência e se o evento de empréstimo foi lançado no recibo de pagamento. Quando essas condições são atendidas, o indicador de pagamento na rotina de Controle de Empréstimos é alterado automaticamente para Sim, indicando que a parcela foi paga.

Regras de acúmulo

Férias

Os valores referentes aos Recibos de Férias são acumulados conforme a data de pagamento do recibo de férias, e não pela competência do processamento do recibo mensal. Dessa forma, o funcionário pode ter até 12 pagamentos de férias no ano.

Quando a parametrização do evento indicar férias ou 13º salário, os valores são direcionados para as guias correspondentes da ficha financeira, como Valores de Férias ou Valores de 13º Salário.

13º Salário

Os valores de 13º Salário são acumulados na ocasião da soma de acumulados da competência Dezembro. Nesse momento, são consideradas todas as parcelas de 13º salário processadas para o exercício.

Quando houver recálculo, rescisão ou quitação complementar com reflexo em 13º salário, os valores devem ser acumulados de acordo com as regras aplicáveis ao recibo processado e à parametrização dos eventos.

Folha Complementar

Os Recibos Complementares são considerados em regime de competência. Assim, o mês de referência do recibo também é tratado como mês de pagamento para fins de acúmulo.

Os valores de recibos complementares são lançados juntamente com os valores mensais, pois representam importâncias que deveriam compor o pagamento mensal.

Exemplo: se o recibo complementar for processado com mês de referência 08/2005, considera-se que o pagamento também ocorreu em 08/2005.

RRA

Os valores de Rendimentos Recebidos Acumuladamente (RRA), relacionados a diferenças salariais de anos anteriores, devem ser acumulados na guia própria de Valores RRA (Anos Anteriores) da ficha financeira, conforme as informações do recibo complementar ou da quitação complementar.

Quando a quitação complementar se referir a diferenças salariais do ano corrente, os valores são acumulados em Valores Mensais. Quando se referir a anos-calendário anteriores ao recebimento, os valores são acumulados em Valores RRA (Anos Anteriores), conforme a data de pagamento da quitação complementar.

Abatimento de Base Negativa de IRRF

Quando as deduções de IRRF superam os rendimentos tributáveis em determinado recibo de pagamento, é gerada uma base de cálculo bruta negativa. Para manter a conformidade fiscal, o sistema armazena essa base negativa e aplica o abatimento no acúmulo dos rendimentos tributáveis da Ficha Financeira > Informe de Rendimentos.

Armazenamento: ao processar a soma de acumulados, caso as deduções superem os rendimentos tributáveis, a base bruta de IRRF é armazenada com valor negativo.
Abatimento: na atualização da ficha financeira, o sistema verifica bases negativas existentes dentro da mesma apuração, considerando a data de pagamento, e aplica o abatimento no rendimento tributável.
Férias: quando houver base negativa na mesma apuração do pagamento das férias, o abatimento é aplicado sobre os valores de férias acumulados.
Férias particionadas: o abatimento ocorre primeiro na primeira competência das férias; se houver saldo negativo remanescente, ele é abatido da segunda competência.

Encerramento Anual (RAIS)

O Encerramento Anual grava as informações necessárias para a geração da RAIS na rotina de manutenção correspondente. Esse processo armazena dados utilizados na declaração anual e deve ser executado obrigatoriamente com a competência Dezembro/AAAA.

Durante a atualização, o sistema grava uma cópia do arquivo anterior em pasta de backup e mantém os arquivos necessários para rastreabilidade do encerramento. Após clicar em Iniciar e confirmar o processamento, os dados ficam disponíveis na rotina Relatórios Anuais > RAIS > Manutenção - Funcionários.

Informe a competência de dezembro do ano em questão.
Configure os Parâmetros para o Encerramento anual.
Clique em Iniciar para executar o procedimento.

Parâmetros do Encerramento Anual

Incluir Sócios que optaram pelo recolhimento do FGTS: permite incluir no arquivo os sócios ativos ou desligados no exercício que optaram pelo recolhimento do FGTS.
Ler o salário contratual para RAIS a partir de: define se o salário contratual será obtido do Cadastro de Funcionários ou da Ficha Financeira.
Título da ficha financeira para controle da Contribuição Associativa: informa o título utilizado para armazenar valores de contribuição associativa durante o processamento mensal.
Gravar empresas desligadas: quando marcado, grava informações de funcionários e sócios mesmo que a empresa esteja desligada; quando desmarcado, deixa de gravar os registros de empresas desligadas, exceto quando houver data de desligamento no exercício do encerramento anual.

Avisos

O sistema não pode ser acessado por outros usuários durante a execução desta rotina. O acesso simultâneo pode causar inconsistências na gravação de valores da ficha financeira e na atualização dos dados.
O processo pode ser refeito se houver alterações nos recibos. A rotina de soma de acumulados pode ser executada novamente quantas vezes forem necessárias, pois os recibos de pagamento não são excluídos.