Esse artigo tem como objetivo auxiliar na importação, parametrização e conferência de arquivos na aba Importar Documentos para a nova rotina da Central de Documentos.
Resolução
Central de Documentos
1- Acesse Social > Folha de Pagamento > Relatórios Funcionais > Central de Documentos
Observação: A rotina também pode ser acessada pelo seguinte caminho:
Parâmetros Gerais > Rotinas Auxiliares > Central de Documentos
Contábil > Contabilidade > Rotinas Auxiliares > Central de Documentos
2- Clique na aba Importar Documentos
3- Nessa tela serão apresentados no grid os documentos de extensão .docx e .xlsx localizados nas pastas Prosoft.win\Documentos (subpastas GPS, GPR ou AUT, CTB e PRGeral).
Observações:
Arquivos salvos no formato antigo .doc e .xls não serão identificados pelo sistema. Caso possua modelos nessa extensão, será necessário salvá-los como .docx e .xlsx para que fiquem visíveis no grid e prontos para a importação.
A importação de planilhas (.xlsx) estará disponível apenas no módulo Folha de Pagamento. Nos módulos Parâmetros Gerais e Contábil ainda não disponibilizamos esta opção.
Arquivos salvos no formato antigo .doc e .xls não serão identificados pelo sistema. Caso possua modelos nessa extensão, será necessário salvá-los como .docx e .xlsx para que fiquem visíveis no grid e prontos para a importação.
4- Ao clicar em Visualizar, é possível realizar a conferência rápida do conteúdo e do layout do documento ou planilha selecionado antes de realizar a sua importação definitiva.
Nesta tela não é permitida a edição do documento. O arquivo é apresentado em modo de leitura apenas para garantir a integridade do layout original.
5- Ao clicar em Importar a tela de parametrização e salvar o modelo na rotina é aberta.
6- Nesta tela, é possível realizar as seguintes configurações:
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Nome do Documento: Defina o nome oficial com o qual o arquivo será identificado no sistema.
Há um limite de 40 caracteres para o nome do documento.
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Categoria de Documentos: Selecione a categoria correspondente ao objetivo do documento.
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Para documentos .docx selecione: Admissional, Demissional, Livre ou Listagem.
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Para documentos .xlsx selecione: Geral.
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Disponibilidade do Documento: Determine se o modelo estará disponível para uso em todas as empresas ou apenas para empresas específicas da sua base.
7- Ao optar por Empresas Específicas, abrirá uma tela onde é possível:
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Utilizar a opção Selecionar Todas para marcar todas as empresas listadas de uma só vez.
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Selecionar manualmente apenas as empresas desejadas marcando os respectivos checkboxs.
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Utilize a opção Limpar Seleção para desmarcar e limpar todos os registros que foram selecionados anteriormente, permitindo reiniciar a escolha.
8- Caso identifique a necessidade de realizar alterações no texto, formatação ou incluir variáveis antes de consolidar o modelo no sistema, utilize a ferramenta de edição que é aberta ao acionar o botão Editar Documento.
9- Nesta tela, é possível:
Formatação Completa de Texto: Modifique fontes, tamanhos, cores, aplique negrito, itálico, sublinhado, tachado e ajuste os alinhamentos (à esquerda, centralizado, à direita ou justificado) diretamente pela barra de ferramentas.
Inserção de Elementos: Enriqueça o documento inserindo imagens (como logotipos da empresa) e configurando cabeçalhos, rodapés e Nº de páginas.
Configuração de Layout: Altere a orientação da página entre Retrato ou Paisagem, adequando o espaço ao tipo de documento que está sendo editado.
Ajuste de Visualização: Altere o zoom da tela para aproximar ou afastar o texto, facilitando a conferência e a edição dos detalhes do layout.
Inserção de Macros (Variáveis): Insira variáveis automatizadas no corpo do texto para que o sistema preencha os dados da empresa, do trabalhador, entre outros automaticamente no momento da geração.
Como inserir variável: Para adicionar uma variável, basta selecionar e clicar no local exato do texto onde deseja que a informação apareça e, em seguida, dar um duplo clique sobre a macro desejada na listagem lateral.
Importante
As opções de formatação estão disponíveis para documentos .docx e planilhas .xlsx.
10- Após realizar todas as parametrizações, clique no botão Salvar.
11- Ao finalizar clique no botão Importar Documento. A partir deste momento, o modelo estará disponível para uso, edição e emissão na aba Meus Documentos e para geração na aba Gerar Documentos.