Esse artigo tem como objetivo auxiliar no processo de emissão de arquivos através da funcionalidade Gerar Documentos, orientando o usuário na seleção de filtros, conferência de dados e geração de documentos e planilhas.
Resolução
Central de Documentos
1- Acesse Social > Folha de Pagamento > Relatórios Funcionais > Central de Documentos
2- Clique na aba Gerar Documentos
3- Selecione a Categoria desejada (Admissionais, Demissionais, Livres ou Listagens para documentos ou Geral para planilhas).
Para saber mais sobre a categoria Listagens acesse FP3452 - Central de Documentos - Categoria Listagens
4- Ao definir a categoria, o sistema filtrará e listará no grid apenas os modelos de documentos vinculados a ela.
5- Informe a empresa para a qual deseja gerar o documento.
Ao definir a empresa, o sistema filtrará o grid demonstrando apenas os modelos de documentos que possuem vínculo direto ou que foram configurados para "Todas" as empresas.
6- Localize no grid o modelo de documento que deseja emitir e clique para selecioná-lo. Se necessário, é possível selecionar um ou vários documentos simultaneamente para geração em lote.
7- Após selecionar o documento, clique no botão “Próximo” para avançar para a próxima etapa da tela.
8- Na tela Trabalhadores, realize as seguintes configurações:
Tipo de Trabalhador: Selecione o tipo que deseja buscar. O sistema disponibiliza as opções: Funcionários, Sócios ou Autônomos.
Modo: Selecione como o arquivo final deve ser estruturado pelo sistema:
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Individual: Gera os documentos separados para cada trabalhador.
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Documento Único: Gera apenas um documento com todos os trabalhadores (um em cada página).
Competência: informar a competência a qual deseja gerar o documento
Status: Filtre a situação contratual para refinar a busca do trabalhador. Você pode escolher entre Ativos, Desligados, Afastados ou Ativos e Afastados. (O sistema atualizará a lista de busca trazendo apenas os trabalhadores que atendam ao status selecionado).
Divisão de RH: Se deseja emitir o documento para um setor específico da empresa, selecione a divisão desejada. Ao escolher uma divisão, o grid listará apenas os trabalhadores vinculados a ela.
Filtros por Período: Uma ferramenta para buscar trabalhadores com base em datas específicas. Você pode selecionar uma das opções:
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Admitidos no Período
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Aniversariantes do Mês
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Data de Nascimento
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Desligados no Período
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Vencimento de Experiência
Operação e Datas (Campos Dinâmicos): Ao escolher uma das opções de filtros por período, os campos de condição serão habilitados para refinar a busca:
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Operação: Define a regra lógica da busca, permitindo selecionar entre Igual, Menor, Maior, Menor ou Igual ou Maior ou Igual.
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Data Inicial e Data Final: Informe o intervalo de datas (dia/mês/ano) que o sistema deve considerar para aplicar a operação e listar os trabalhadores no grid inferior.
Seleção de Trabalhadores (Grid): Com base em todos os filtros preenchidos acima, o sistema listará os trabalhadores correspondentes no grid inferior. Para definir quem fará parte da emissão, você possui as seguintes facilidades:
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Barra de Pesquisa: Localizada logo acima do grid, permite digitar o nome ou código para localizar rapidamente um trabalhador específico dentro da listagem.
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Seleção Individual: É possível marcar apenas o checkbox ao lado do nome do trabalhador que deseja emitir o documento.
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Selecionar Todos: Ao marcar o checkbox principal localizado no cabeçalho do grid (ao lado da coluna Código), o sistema selecionará automaticamente todos os trabalhadores listados de uma só vez.
9- Após marcar os trabalhadores desejados no grid, localize e clique no botão Gerar Documentos no canto inferior da tela.
10- O sistema processará as informações utilizando os dados do cadastro com as variáveis do modelo selecionado. A geração dependerá do Modo escolhido.
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Opção Individual: Os documentos serão gerados separadamente para cada trabalhador.
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Opção Documento Único: O sistema agrupará em um único documento final, organizando um trabalhador por página.
11- Após o término do processamento dos documentos, o sistema disponibilizará a barra de Ações. Cada ícone representa uma forma de interagir com o documento gerado:
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Visualizar (Ícone do Olho): O sistema abrirá de forma automática utilizando o editor de textos padrão instalado na sua máquina (como o Microsoft Word, LibreOffice, WordPad ou similar). É a forma perfeita para conferir o preenchimento das informações e o layout diretamente no seu programa de preferência.
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Imprimir (Ícone da Impressora): Envia o documento diretamente para a configuração de impressão do seu computador, agilizando a coleta de assinaturas físicas.
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Download (Ícone da Seta para Baixo): Baixa o documento gerado diretamente para a máquina local, permitindo salvá-lo em uma pasta selecionada.
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Exportar PDF (Ícone da Página): Converte e exporta o documento instantaneamente no formato PDF.
Importante
As opções de geração de documento estão disponíveis para documentos (.docx) e planilhas (.xlsx).
Os documentos gerados pela rotina serão gravados em Letra de rede:\Prosoft.win\Documentos\CentralDocumentos\MeusTemplates\FOLHA.
Os documentos criados fora da rotina não devem ser salvos nesse caminho. Nesses casos, utilize as pastas correspondentes em Prosoft.win\Documentos (GPS, GPR ou AUT).