Entrada de Nota (via XML)

Introdução

Para garantir agilidade no processo de Entrada de Notas e eliminar a necessidade de sair da tela de importação para cadastrar itens manualmente no módulo de estoque, o sistema disponibiliza o recurso de Importação de Produtos via XML.

Esse recurso consiste em uma interface otimizada de cadastro simplificado de produtos, exibida diretamente na tela de vínculo de mercadorias no momento da importação do XML da NF-e. O sistema lê e extrai automaticamente os dados fiscais e comerciais gravados no arquivo enviado pelo fornecedor e preenche os campos correspondentes.

• Campos preenchidos automaticamente: Descrição (xProd), NCM, Unidade de Medida e Código do Fornecedor / Código Alternativo (cProd).

Pré-requisitos

Antes de realizar a importação e o cadastro dos produtos, certifique-se de cumprir duas configurações essenciais:

1. Permissão de Usuário: O usuário logado deve ter as permissões de Incluir e Alterar ativas no caminho: Administrativo → Usuários / Perfil de Usuários → Permissões → Produtos. Sem essa permissão, o sistema bloqueia a gravação dos dados.

2. Cadastro prévio de NCM: O código NCM presente no XML deve estar previamente cadastrado no sistema em Administrativo → Fiscal → NCM para evitar rejeições na validação dos itens.

Importando a Nota Fiscal

1. No menu principal, acesse: Estoque → Entrada de Notas → Importar XML.

2. Selecione a loja/filial de destino da mercadoria.

3. Anexe o arquivo .xml e clique em “Processar arquivo”.

4. O sistema carrega informações das tags do xml:

   1. Número NFE <nNF> →  Número da Nota Fiscal;

   2. Série <série> →  Série informada pelo emitente;

   3. Emissão <dhEmi> →  Data de emissão da nota fiscal;

   4. Valor <vLiq> → Valor total líquido do documento importado; 

   5. Fornecedor <Emit> →  Fornecedor emitente da nota. 

1. 1. Filial → Loja ou filial de destino da mercadoria;

   2. CFOP <CFOP> → Código Fiscal de Operações e Prestações. 

Status

Cadastro Simplificado de Produtos

Como cadastrar um novo item "Não localizado":

1. Clique no botão “Cadastrar produto” ao lado do item.

2. O sistema abrirá a tela de cadastro simplificado, mapeando os dados do XML: 

   Fornecedor → Vinculado automaticamente ao emitente da nota fiscal.

   Código alternativo / referência fornecedor (cProd) →  O código de referência é gravado automaticamente no campo Referência Fornecedor. Garante o reconhecimento automático do item nas próximas notas fiscais deste emitente.

   • • Limite de caracteres: O campo possui limite máximo de 20 caracteres. Códigos que excedam este tamanho são ajustados no input para evitar falhas de gravação.

     • Tag cProd em branco: Se a tag cProd vier vazia no XML, o sistema informa que o código do fornecedor não foi localizado e libera o preenchimento manual do código alternativo.

     • Múltiplos itens com o mesmo cProd: Ao realizar o cadastro simplificado do primeiro item, o sistema registra o produto. Ao passar para os itens seguintes da mesma nota com o mesmo código, o sistema identifica a existência do produto recém-cadastrado e sugere o agrupamento/vinculação, permitindo ao usuário escolher entre agrupar ou cadastrar separadamente.

   Descrição (xProd) →  Preenchida automaticamente com a descrição enviada pelo fornecedor no XML, podendo ser ajustada pelo usuário, respeitando os limites do campo.

   NCM e Unidade de Medida → Preenchidas conforme codificação e sigla informadas pelo fornecedor no XML.

3. Clique em Salvar. O status do item mudará para Localizado.

Atributos

O preenchimento de atributos permite categorizar o produto. 

Exemplos de atributos:

• Grupo: É possível definir a categoria ou grupo principal de mercadorias ao qual o produto pertence (ex.: Vestuário, Acessórios, Calçados);

• Linha: Utilizado para indicar o segmento comercial ou a linha de produtos da mercadoria (ex.: Casual, Enxoval, Esportivo);

• Categoria: Serve para especificar o tipo ou modelo do item (ex.: Camisa, Camiseta, Polo);

• Coleção: Permite associar o produto a uma coleção específica do catálogo ou da temporada de vendas (ex.: Inverno 2026, Verão 2027).

Produto Com grade x Sem grade

Com Grade

Ao selecionar a opção com grade, é possível cadastrar variações de cor e tamanho para vinculá-las ao produto.

→ Os campos principais do produto (como Descrição e NCM) permanecem protegidos contra alterações acidentais para preservar a integridade do cadastro.  

→ A interface permite ativar apenas as novas variações relativas ao item que está sendo importado.

→ Caso seja necessário incluir cores não selecionadas na criação inicial, utiliza-se o botão Adicionar cores na edição do produto.

→ Para itens do XML que pertençam à mesma referência, o sistema sugere o cadastro agrupado das variações.

Sem Grade

Para itens sem variação de cor ou tamanho, o sistema utiliza internamente a estrutura de Grade Única ativa para concluir o registro direto.

→ Após conferir as informações e clicar em Salvar, o produto é registrado com código alternativo preenchido, o status do item na tela muda de "Não localizado" para "Localizado" e o vínculo é estabelecido automaticamente.

Código de Barras

É possível associar o código EAN correspondente e marcar se o código está ativo ou descontinuado no sistema. 

Conciliação

A tela de conciliação permite associar ou desvincular manualmente os itens do XML a produtos já existentes no sistema.

• Vínculo por código EAN → Associação é realizada primariamente pelo código EAN;

• Produtos sem EAN ou primeira compra → Caso o item não possua código de barras ou seja a primeira compra com o fornecedor, é necessário selecionar o Tipo de Código (cadastrado em Administrativo → Tipos de Código); 

• Desvinculação → É possível remover vínculos incorretos ou desvincular o código diretamente nesta tela. 

Vínculo a Pedido de Compras

Por meio do botão Pedido do Produto, é possível associar a nota fiscal a um Pedido de Compra que estiver Aberto.

Atendimento total: Quando a quantidade importada supre integralmente o pedido, o status do pedido é alterado automaticamente para "Totalmente Recebido" :

Atendimento parcial: Se a nota for importada com a quantidade menor que a solicitada no pedido, o status do pedido fica como "Pendente": 

Pagamentos

Na aba Pagamentos são definidos os parâmetros financeiros e o parcelamento do documento:

• Competência: Preenchimento da data de competência do lançamento financeiro;

• Centro de Custo: Vincula o lançamento ao centro de custo correspondente;

• Grupo Financeiro e Classificação Financeira: Mapeiam a despesa do grupo financeiro do plano de contas e detalham a classificação exata da operação;

• Parcelamento: Definição do Número de parcelas e do Intervalo (dias) entre os vencimentos das parcelas.

Unknown Attachment

→ Este botão recarrega e revalida todas as regras fiscais, vínculos de fornecedores e parcelamentos da nota.

Unknown Attachment

→ Ao confirmar, o sistema grava o vínculo definitivo entre o código de referência do fornecedor e o código interno (SKU) da sua loja. Nas próximas compras desse mesmo emitente, o produto será reconhecido automaticamente!